RentelFlow är ett system för uthyrningsföretag. Det innebär att vi hanterar två slags uppgifter: uppgifter om dig som använder tjänsten, och uppgifter som ditt företag lägger in om sina kunder, maskiner och affärer. Den här sidan beskriver hur systemet skyddar dem — hur data separeras, vem som kommer åt vad och vilka tekniska skydd som finns. Hur vi behandlar personuppgifter om dig beskrivs i integritetspolicyn.
1. Hur data separeras
Varje företag har en egen arbetsyta i RentelFlow. All företagsdata — kunder, bokningar, utrustning, fakturor, besiktningar, dokument och bilder — är märkt med företagets identitet, och databasen tillämpar radnivåsäkerhet (Row Level Security) på samtliga tabeller. En användare kan bara läsa och ändra rader som tillhör det företag där hen är medlem. Separationen sker i databasen, inte bara i gränssnittet, och gäller även för filer och bilagor.
2. Behörigheter och roller
Inom ett företag styrs åtkomsten av fem roller:
- Ägare — full tillgång, inklusive medlemmar, inställningar och radering av kunduppgifter.
- Chef — bokningar, kunder, utrustning och drift samt hantering av medlemmar.
- Ekonom — fakturor, depositioner och export till bokföring.
- Lagerarbetare — utrustning, lager och QR-flöden.
- Besiktningsman — besiktningar, skaderapporter och media.
Behörigheterna kontrolleras både i applikationen och i databasen: varje skrivning verifieras mot rollen i databasen innan den utförs. Medlemmar bjuds in via e-post av en ägare eller chef; en inbjudan gäller i sju dagar och kan återkallas. Medlemskap kan avslutas, varvid åtkomsten upphör omedelbart.
3. Inloggning och åtkomst
Inloggning sker med e-postadress och lösenord. Lösenordet ska vara minst åtta tecken och lagras aldrig i klartext. Sessionen hålls i en cookie som tas bort när du loggar ut — se cookiepolicyn. Glömt lösenord återställs via en länk som skickas till din e-postadress. Tvåfaktorsautentisering erbjuds inte i dagsläget.
4. Spårbarhet
Ändringar av bokningar, kunder, utrustning, fakturor, besiktningar, media och medlemskap registreras automatiskt i en händelselogg per företag, med vem som gjorde vad och när. Loggen skrivs av databasen själv och kan inte redigeras eller raderas av användare. Åtgärder som utförs av RentelFlows plattformsadministration loggas separat på samma sätt.
5. Lagring och säkerhet
- Databas. Data lagras i en PostgreSQL-databas hos Supabase i EU (Irland).
- Applikation. Webbapplikationen driftas hos Vercel; dess serverfunktioner körs i USA.
- Överföring. All trafik till och från RentelFlow går över HTTPS, och webbplatsen kräver krypterad anslutning (HSTS).
- Filer. Bilder, dokument och bilagor ligger i privata lagringsutrymmen. De är inte åtkomliga via öppna länkar; varje hämtning sker via en tidsbegränsad signerad länk som utfärdas först efter behörighetskontroll.
- Personnummer. Personnummer på kunder lagras krypterat (AES-256) och visas maskerat i gränssnittet.
- Plattformsadministration. RentelFlows egen administration använder separata, särskilt behöriga konton. Den ser sammanställda uppgifter om företag och prenumerationer — inte företagens kund- eller affärsdata.
6. Export och avslut
Ditt företag äger sin data och kan ta ut den direkt i systemet: fakturor exporteras som SIE4-fil (för Fortnox) eller CSV (för Bokio), och kundregistret som CSV. En ägare kan anonymisera en kund — namn, kontaktuppgifter och personnummer tas bort medan bokningshistoriken finns kvar utan personkoppling. Vid avslut av tjänsten gäller det som anges i användarvillkoren.
7. Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
För de uppgifter ditt företag lägger in om sina egna kunder är ditt företag personuppgiftsansvarigt och RentelFlow personuppgiftsbiträde: vi behandlar uppgifterna bara för att tillhandahålla tjänsten och enligt era instruktioner, inom de ramar som beskrivs på den här sidan. För uppgifter om dig som användare — konto, e-postadress, inloggningar — är RentelFlow personuppgiftsansvarig; det beskrivs i integritetspolicyn.
8. Underleverantörer
Följande leverantörer används för att driva tjänsten och kan därmed komma att behandla uppgifter för vår räkning:
- Supabase — databas, autentisering och fillagring (EU, Irland).
- Vercel — drift av webbapplikationen (serverfunktioner i USA).
- Resend — utskick av systemmeddelanden, till exempel inbjudningar till medarbetare.
9. Kontakt
Kontaktuppgifter för juridiska och integritetsrelaterade frågor publiceras inför lansering.